Comité des technologies de l'information

• Recommandation au conseil d'administration : 13 juillet 2011
• Dernière révision : 13 mai 2023 

Conseil d'administration

• Adoption : 1^er septembre 2011
• Dernière révision : 28 septembre 2023

Préambule

1. Bien que la Loi sur la gouvernance des sociétés d'État (LGSE) ne le mandate pas et que la Loi sur l'Agence du revenu du Québec (LARQ) ne le prévoit pas explicitement, le conseil d'administration de Revenu Québec, lors de sa séance du 19 avril 2011, a constitué le comité des technologies de l'information (ci-après nommé comité). Ce choix est justifié par l'importance qu'occupent les technologies de l'information (TI) à Revenu Québec, qui soutiennent la réalisation de la mission, la prestation de services aux citoyens et aux entreprises ainsi que le personnel de Revenu Québec.

Composition

2. Le comité est composé d'au moins trois membres du conseil d'administration. Parmi ceux ci, au moins deux doivent être indépendants. De plus, au moins une représentante ou un représentant de Revenu Québec, dont la dirigeante principale ou le dirigeant principal de l'information de Revenu Québec, siège au comité.

Présidence

3. La personne assumant la présidence du comité est désignée par le conseil d'administration parmi les membres indépendants. Elle préside les séances du comité. En son absence et pour la durée de celle-ci, les membres présents peuvent élire une autre personne pour assumer la présidence parmi les autres membres indépendants.

Invitées et invités

4. Les autres membres (indépendants et non indépendants) du conseil peuvent être invités à participer aux séances du comité sur une base régulière ou occasionnelle, sans être membres du comité.
5. Le président du conseil d'administration peut participer à toute séance du comité (article 21 de la LGSE).
6. Les membres de la haute direction ou tout autre membre du personnel de Revenu Québec peuvent, sur une base régulière ou occasionnelle, être invités à participer à une séance du comité.

Séances

7. Les séances sont convoquées au moyen d'un avis transmis aux membres par le Secrétariat du conseil d'administration (SCA) au nom de la personne assumant la présidence du comité. Les séances du comité peuvent être tenues sans avis, pourvu que les membres y consentent. La présence d'une personne membre à une séance équivaut à son consentement, à moins que cette personne ne soit là que pour contester la régularité de la convocation.
8. Les membres du comité peuvent, si toutes et tous sont d'accord, participer à une séance du comité à l'aide de plateformes de communication virtuelle sécuritaires, de systèmes de visioconférence ou de systèmes de conférence téléphonique également sécuritaires et permettant à toutes les participantes et à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.
9. Le comité tient annuellement les séances nécessaires au bon fonctionnement et au respect de ses responsabilités dévolues par la présente charte.

Quorum

10. Le quorum aux séances est constitué de la majorité des membres ayant le droit de vote.

Secrétariat du conseil d'administration

11. Le SCA met à la disposition du comité une ou un secrétaire qui rédige notamment le procès-verbal de chaque séance du comité.
12. Une copie du procès-verbal de chaque séance est fournie aux membres pour examen et approbation. Tout membre peut transmettre son approbation au SCA selon les modalités convenues ou lors de la prochaine séance du comité. Le procès-verbal approuvé est mis à la disposition du conseil d'administration pour information.

Mandat

13. Le comité a pour mandat d'examiner les enjeux, les orientations, les stratégies et les pratiques générales de Revenu Québec en matière de technologies de l'information et de formuler des recommandations au conseil d'administration.
14. Les responsabilités du comité des technologies de l'information comprennent, notamment, ce qui suit :
    1. examiner le cadre de gestion des ressources informationnelles (en lien avec ce que prévoit le paragraphe 11 de l'alinéa 1 de l'article 26 de la LARQ relativement au conseil d'administration);
    2. examiner les grandes stratégies d'investissement en ressources informationnelles;
    3. examiner et soumettre au conseil pour adoption le plan annuel et le plan triennal d'investissement en ressources informationnelles et en assurer le suivi (en lien avec ce que prévoit le paragraphe 11 de l'alinéa 1 de l'article 26 de la LARQ relativement au conseil d'administration);
    4. examiner et soumettre au conseil pour adoption une politique de collaboration avec les organismes offrant des services gouvernementaux en matière d'utilisation optimale des technologies de l'information et de prestation électronique de services (en lien avec ce que prévoit le paragraphe 12 de l'alinéa 1 de l'article 26 de la LARQ relativement au conseil d'administration);
    5. examiner et soumettre au conseil pour adoption une politique sur la sécurité de l'information et en assurer son suivi (en lien avec ce que prévoit le paragraphe 11 de l'alinéa 1 de l'article 26 de la LARQ relativement au conseil d'administration);
    6. s'assurer de la mise en place des meilleures pratiques et de normes en matière de sécurité de l'information, incluant la cybersécurité, par l'organisation et en assurer un suivi;
    7. examiner la gestion des risques en ressources informationnelles, en particulier ceux relatifs à la désuétude des systèmes, et en assurer un suivi;
    8. examiner les demandes relatives à l'acquisition de biens et de services en ressources informationnelles qui nécessitent l'approbation du conseil d'administration;
    9. autoriser le démarrage de la phase d'exécution des projets en ressources informationnelles d'un montant de 5 millions de dollars et plus, mais de moins de 10 millions de dollars, si cette autorisation ne nécessite aucune demande budgétaire additionnelle (en lien avec ce que prévoit le Plan des délégations et des subdélégations autorisées par le conseil d'administration ainsi que la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement [décret 1159-2022]);
    10. s'assurer de la mise en place d'un plan de relève et de rétention du personnel en ressources informationnelles;
    11. examiner l'avancement des projets en ressources informationnelles et en assurer le suivi;
    12. examiner les bénéfices des projets en ressources informationnelles et les plans de réalisation de ceux-ci, et en assurer le suivi.
15. Les responsabilités du comité en lien avec l'évaluation comprennent, notamment, ce qui suit :
    Revoir et évaluer, au besoin, la pertinence de son mandat et procéder annuellement à un bilan de ses travaux.

Autres mandats

16. Le comité exécute les autres mandats que lui confie le conseil d'administration.

Rencontres privées (huis clos)

17. Dans le cadre de son mandat, le comité peut se rencontrer sans la présence des représentantes et représentants de Revenu Québec et de la ou du secrétaire du comité.

Diligence

18. Dans l'exercice de leurs fonctions, les membres du comité sont tenus d'agir avec le soin, la diligence, la prudence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables, dans l'intérêt de l'organisation.
19. Le comité doit se conformer au Code d'éthique et de déontologie à l'intention des membres du conseil d'administration et respecter, en tout temps, les dispositions de ce code, les principes de gestion fondés sur l'éthique ainsi que les règles déontologiques de l'organisation lors de la prise de décisions, tout en prenant en considération les valeurs organisationnelles.

Ressources

20. La présidente-directrice générale ou le président-directeur général s'assure que le comité dispose, en vue de l'accomplissement de ses fonctions, des ressources humaines, matérielles et financières adéquates.
21. Lorsque le comité souhaite utiliser les services de spécialistes externes, il transmet un avis préalable à la personne assumant la présidence du conseil d'administration. Cet avis comporte la description du mandat et le budget prévu. La personne assumant la présidence du conseil le soumet au conseil d'administration pour adoption.

Rapports

22. Le comité fait un rapport verbal, le cas échéant, au conseil d'administration sur le résultat de ses travaux, et ce, à la séance du conseil d'administration tenue à la suite d'une séance du comité (en lien avec ce que prévoit le paragraphe 9 de l'alinéa 1 de l'article 26 de la LARQ relativement au conseil d'administration).
23. Il soumet également à celui-ci un sommaire de ses travaux, qui figure dans le rapport annuel de gestion de Revenu Québec. Ce sommaire porte sur l'exécution de son mandat.