Comité des services aux particuliers et aux entreprises

• Recommandation au conseil d'administration : 16 mai 2012
• Dernière révision : 25 mai 2023

Conseil d'administration

• Adoption : 7 juin 2012
• Dernière révision : 29 septembre 2023

Préambule

1. La Loi sur la gouvernance des sociétés d'État (LGSE) [RLRQ, chapitre G-1.02] prévoit que le conseil d'administration peut constituer tout comité pour l'étude de questions particulières ou pour faciliter le bon fonctionnement de l'Agence du revenu du Québec (article 20). Ainsi, un comité des services aux particuliers et aux entreprises est constitué (ci-après nommé comité).
   Le comité doit s'assurer que les actions qui seront mises en place par Revenu Québec contribueront à offrir l'une des meilleures prestations de services parmi les administrations fiscales. Il a pour mandat de recommander au conseil d'administration des orientations en matière de services aux particuliers et aux entreprises.

Composition

2. Le comité est composé d'au moins trois membres du conseil d'administration. Parmi ceux-ci, au moins deux doivent être indépendants. Au besoin, une représentante ou un représentant de Revenu Québec pourra siéger au comité.

Présidence

3. La personne assumant la présidence du comité est désignée par le conseil d'administration parmi les membres indépendants. Elle préside les séances du comité. En son absence et pour la durée de celle-ci, les membres présents peuvent élire une autre personne pour assumer la présidence parmi les autres membres indépendants.

Invitées et invités

4. Les autres membres du conseil (indépendants ou non indépendants) peuvent être invités à participer aux réunions du comité sur une base régulière (membres invités) ou occasionnelle, sans être membres du comité.
5. Le président du conseil d'administration peut participer à toute séance du comité (article 21 de la LGSE).
6. Les membres de la haute direction ou tout autre membre du personnel de Revenu Québec peuvent, sur une base régulière ou occasionnelle, être invités à participer à une séance du comité.

Séances

7. Les séances sont convoquées au moyen d'un avis transmis aux membres par le Secrétariat du conseil d'administration (SCA) au nom de la personne assumant la présidence du comité. Les séances du comité peuvent être tenues sans avis, pourvu que les membres y consentent. La présence d'une personne membre à une séance équivaut à son consentement, à moins que cette personne ne soit là que pour contester la régularité de la convocation.
8. Les membres du comité peuvent, si toutes et tous sont d'accord, participer à une séance du comité à l'aide de plateformes de communication virtuelle sécuritaires, de systèmes de visioconférence ou de systèmes de conférence téléphonique également sécuritaires et permettant à toutes les participantes et à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.
9. Le comité tient annuellement les séances nécessaires au bon fonctionnement et au respect de ses responsabilités dévolues par la présente charte.

Quorum

10. Le quorum aux séances est constitué de la majorité des membres ayant le droit de vote.

Secrétariat du conseil d'administration

11. Le SCA met à la disposition du comité une ou un secrétaire qui rédige notamment le procès-verbal de chaque séance du comité.
12. Une copie du procès-verbal de chaque séance est fournie aux membres pour examen et adoption. Tout membre peut transmettre son approbation au SCA selon les modalités convenues ou lors de la prochaine séance du comité. Le procès-verbal adopté est mis à la disposition du conseil d'administration pour information.

Mandat

13. Le comité a pour mandat d'analyser et de recommander au conseil d'administration des orientations en matière de services aux particuliers et aux entreprises. 
14. Les responsabilités du comité des services aux particuliers et aux entreprises en lien avec les services aux particuliers et aux entreprises comprennent, notamment, ce qui suit :
    1. analyser, commenter, proposer et recommander des pistes et des plans d'amélioration des services offerts aux particuliers et aux entreprises;
    2. analyser, commenter et, le cas échéant, proposer au conseil d'administration pour adoption les normes, politiques et directives concernant les services aux particuliers et aux entreprises; 
    3. analyser et commenter la Déclaration de services à la clientèle et proposer son adoption au conseil d'administration (en lien avec ce que prévoit paragraphe 1 de l'alinéa 1 de l'article 26 de la Loi sur l'Agence du revenu du Québec relativement au conseil d'administration);
    4. analyser et commenter les mesures d'évaluation de la performance de l'Agence à l'égard des services rendus;
    5. prendre connaissance, de façon régulière et en respectant les exigences relatives à la confidentialité, des plaintes adressées à Revenu Québec et faire le suivi des mécanismes de gestion de celles-ci; 
    6. prendre connaissance des rapports d'organismes publics traitant de la qualité des services de Revenu Québec et du suivi accordé;
    7. analyser et commenter la perception de l'image de l'Agence et le taux de satisfaction des particuliers et des entreprises; 
    8. analyser et commenter l'évolution de la qualité et le coût des services aux particuliers et aux entreprises;
    9. prendre connaissance et faire le suivi du plan triennal des sondages.
15. Les responsabilités du comité en lien avec l'évaluation comprennent, notamment, ce qui suit :
    Revoir et évaluer, au besoin, la pertinence de son mandat et procéder annuellement à un bilan de ses travaux.

Autres mandats

16. Le comité exécute les autres mandats que lui confie le conseil d'administration.

Rencontres privées (huis clos)

17. Dans le cadre de son mandat, le comité peut se rencontrer sans la présence des représentantes et représentants de Revenu Québec et de la ou du secrétaire du comité.

Diligence

18. Dans l'exercice de leurs fonctions, les membres du comité sont tenus d'agir avec le soin, la diligence, la prudence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables, dans l'intérêt de l'organisation. 
19. Le comité doit se conformer au Code d'éthique et de déontologie à l'intention des membres du conseil d'administration et respecter, en tout temps, les dispositions de ce code, les principes de gestion fondés sur l'éthique ainsi que les règles déontologiques de l'organisation lors de la prise de décisions, tout en prenant en considération les valeurs organisationnelles.

Ressources

20. La présidente-directrice générale ou le président-directeur général s'assure que le comité dispose, en vue de l'accomplissement de ses fonctions, des ressources humaines, matérielles et financières adéquates.
21. Lorsque le comité souhaite utiliser les services de spécialistes externes, il transmet un avis préalable à la personne assumant la présidence du conseil d'administration. Cet avis comporte la description du mandat et le budget prévu. La personne assumant la présidence du conseil le soumet au conseil d'administration pour adoption.

Rapports

22. Le comité fait un rapport verbal, le cas échéant, au conseil d'administration des résultats de ses travaux, et ce, à la séance du conseil d'administration tenue à la suite d'une séance du comité (en lien avec ce que prévoit paragraphe 9 de l'alinéa 1 de l'article 26 de la Loi sur l'Agence du revenu du Québec relativement au conseil d'administration). 
23. Il soumet également à celui-ci un sommaire de ses travaux, qui figure dans le rapport annuel de gestion de Revenu Québec. Ce sommaire porte sur l'exécution de son mandat.